Tugasan 2 (SYW 501)
AZURA DAUD
P-ISM0007/15
Calon Sarjana Sains Kemasyarakatan
(Pengurusan Pembangunan Islam)
Jenis Komunikasi Dalam Institusi
Dalam pengurusan institusi, komunikasi adalah hal yang paling penting dan menjadi medium utama untuk menggerakkan sesuatu institusi. Segala visi dan misi akan tercapai dengan jayanya jika komunikasi antara ahli di dalam institusi dapat disampaikan dengan baik. Komunikasi menjadi titik tengah dalam menyampaikan maklumat kepada ahli institusi dan kepada orang awam. Jika komunikasi yang ingin disampaikan di dalam institusi gagal kesannya akan menyebabkan kegagalan dalam sistem pentadbiran. Hal ini juga akan memberi kesan kepada operasi yang bertitik tolak daripada sistem pengurusan yang berkualiti.
Di dalam institusi terdapat dua jenis komunikasi iaitu komunikasi formal yang terkandung komunikasi secara ke atas, ke bawah dan mendatar dan yang kedua ialah komunikasi tidak formal. Komunikasi formal adalah komunikasi yang terjadi dalam kalangan ahli institusi yang bertujuan untuk melaksanakan aktiviti institusi secara tegas dan teratur. Komunikasi ini boleh dilihat kepada pembahagian kerja yang teratur, posisi jawatan yang telah ditetapkan dan tanggungjawab yang perlu dipikul oleh ahli dalam isntitusi adalah lebih spesifik (Fatma Wardy Lubis, 2008).
Kaedah komunikasi secara formal yang pertama ialah komunikasi ke bawah. Komunikasi ini melibatkan arahan atau perintah dari pihak pentadiran kepada pekerja yang lebih rendah jawatan. Kaedah ini lebih melihat kepada jawatan yang dimiliki dan arahan yang dikeluarkan adalah sebagai perintah. Pengaliran arahan adalah dari pihak tertinggi kepada pekerja bawahan boleh terjadi dalam bentuk lisan, pengumuman, tulisan atau pekiling yang dikeluarkan yang mesti dipatuhi oleh setiap ahli di dalam institusi. Kaedah kedua adalah komunikasi ke atas yang bertentangan daripada komunikasi ke atas. Kaedah ini mengalirkan komunikasi dari pihak bawahan kepada pihak atasan. Perbincangan, sumbang saran dan kerjasama antara ahli institusi akan melahirkan idea-idea baru bagi pihak pentadbiran laksanakan. Penyampaian wujud dalam bentuk pemberian laporan secara bertulis, mesyuarat dan perbincangan secara lisan serta dari sebarang idea yang dibawa oleh golongan pekerja bagi kebaikan institusi (Fatma Wardy Lubis, 2008).
Kaedah seterusnya dalam komunikasi formal dalam institusi adalah komunikasi mendatar. Komunikasi sebegini terjadi dalam kalangan mereka yang mempunyai jawatan yang sama atau kedudukan yang setara dalam institusi. Komunikasi yang disampaikan adalah lebih berkesan kerana perbincangan yang lebih selesa dan idea yang disumbangkan akan dibawa ke pihak atasan bagi tujuan perlaksanaan. Secara asasnya komunikasi sebegini adalah tidak formal tetapi dikategorikan formal kerana perbincangan yang dibawa adalah berkaitan institusi yang disampaikan kepada ketua jabatan yang akan seterusnya akan dibincangkan di pihak atasan (Chairul Furqon, t.t.)
Bagi komunikasi tidak formal di dalam institusi pula melibatkan perbincangan dalam ahli institusi sama ada berkaitan kerja atau tidak berkaitan. Komunikasi informal juga dikenali sebagai grapevine atau desas desus. Desas desus adalah satu kebiasaan dalam institusi dan boleh terjadi secara ke atas, ke bawah dan mendatar. Melalui komunikasi tidak formal ahli institusi mengenali antara satu sama lain dan aktiviti dalam pengurusan sumber manusia dilaksanakan. Aktiviti yang dilaksanakan tidak berkaitan dengan keperluan institusi secara langsung namun kesan yang diterima selepas aktiviti akan meningkatkan kecekapan kerja ahli institusi dan meningkatkan motivasi kerja mereka (Aris Febri Rahmanto, 2004).
Secara keseluruhannya, komunikasi boleh terjadi dalam bentuk formal dan tidak formal. Komunikasi formal adalah lebih terkawal dan penyampaiannya adalah lebih jelas dan bertujuan manakala komunikasi tidak formal adalah lebih meluas perbincangan dan idea yang disampaikan lebih menyeluruh. Tujuan bagi komunikasi yang dilaksanakan adalah bagi kebaikan institusi dalam pentadbiran yang dilaksanakan.
Bibliografi
1. Fatma Wardy Lubis. (2008). Peranan komunikasi dalam organisasi. Jurnal Harmoni Sosial, Januari 2008, Volume II, No. 2.
2. Aris Febri Rahmanto. (2004). Peranan komunikasi dalam suatu organisasi. Jurnal Komunikologi, September 2004, Vol. 1 No. 2
3. Chairul Furqon. (t.t.). Hakikat komunikasi organisasi. Program Studi Manajemen-FPIPS , Universitas Pendidikan Indonesia.
