SENI KOMUNIKASI DALAM INSTITUSI

Tugasan 2 (SYW 501)

AZURA DAUD

P-ISM0007/15

Calon Sarjana Sains Kemasyarakatan

(Pengurusan Pembangunan Islam)

Jenis Komunikasi Dalam Institusi

 

Dalam pengurusan institusi, komunikasi adalah hal yang paling penting dan menjadi medium utama untuk menggerakkan sesuatu institusi. Segala visi dan misi akan tercapai dengan jayanya jika komunikasi antara ahli di dalam institusi dapat disampaikan dengan baik. Komunikasi menjadi titik tengah dalam menyampaikan maklumat kepada ahli institusi dan kepada orang awam. Jika komunikasi yang ingin disampaikan di dalam institusi gagal kesannya akan menyebabkan kegagalan dalam sistem pentadbiran. Hal ini juga akan memberi kesan kepada operasi yang bertitik tolak daripada sistem pengurusan yang berkualiti. 

Di dalam institusi terdapat dua jenis komunikasi iaitu komunikasi formal yang terkandung komunikasi secara ke atas, ke bawah dan mendatar dan yang kedua ialah komunikasi tidak formal. Komunikasi formal adalah komunikasi yang terjadi dalam kalangan ahli institusi yang bertujuan untuk melaksanakan aktiviti institusi secara tegas dan teratur. Komunikasi ini boleh dilihat kepada pembahagian kerja yang teratur, posisi jawatan yang telah ditetapkan dan tanggungjawab yang perlu dipikul oleh ahli dalam isntitusi adalah lebih spesifik (Fatma Wardy Lubis, 2008).

Kaedah komunikasi secara formal yang pertama ialah komunikasi ke bawah. Komunikasi ini melibatkan arahan atau perintah dari pihak pentadiran kepada pekerja yang lebih rendah jawatan. Kaedah ini lebih melihat kepada jawatan yang dimiliki dan arahan yang dikeluarkan adalah sebagai perintah. Pengaliran arahan adalah dari pihak tertinggi kepada pekerja bawahan boleh terjadi dalam bentuk lisan, pengumuman, tulisan atau pekiling yang dikeluarkan yang mesti dipatuhi oleh setiap ahli di dalam institusi. Kaedah kedua adalah komunikasi ke atas yang bertentangan daripada komunikasi ke atas. Kaedah ini mengalirkan komunikasi dari pihak bawahan kepada pihak atasan. Perbincangan, sumbang saran dan kerjasama antara ahli institusi akan melahirkan idea-idea baru bagi pihak pentadbiran laksanakan. Penyampaian wujud dalam bentuk pemberian laporan secara bertulis, mesyuarat dan perbincangan secara lisan serta dari sebarang idea yang dibawa oleh golongan pekerja bagi kebaikan institusi (Fatma Wardy Lubis, 2008).

Kaedah seterusnya dalam komunikasi formal dalam institusi adalah komunikasi mendatar. Komunikasi sebegini terjadi dalam kalangan mereka yang mempunyai jawatan yang sama atau kedudukan yang setara dalam institusi. Komunikasi yang disampaikan adalah lebih berkesan kerana perbincangan yang lebih selesa dan idea yang disumbangkan akan dibawa ke pihak atasan bagi tujuan perlaksanaan. Secara asasnya komunikasi sebegini adalah tidak formal tetapi dikategorikan formal kerana perbincangan yang dibawa adalah berkaitan institusi yang disampaikan kepada ketua jabatan yang akan seterusnya akan dibincangkan di pihak atasan (Chairul Furqon, t.t.)

Bagi komunikasi tidak formal di dalam institusi pula melibatkan perbincangan dalam ahli institusi sama ada berkaitan kerja atau tidak berkaitan. Komunikasi informal juga dikenali sebagai grapevine atau desas desus. Desas desus adalah satu kebiasaan dalam institusi dan boleh terjadi secara ke atas, ke bawah dan mendatar. Melalui komunikasi tidak formal ahli institusi mengenali antara satu sama lain dan aktiviti dalam pengurusan sumber manusia dilaksanakan. Aktiviti yang dilaksanakan tidak berkaitan dengan keperluan institusi secara langsung namun kesan yang diterima selepas aktiviti akan meningkatkan kecekapan kerja ahli institusi dan meningkatkan motivasi kerja mereka (Aris Febri Rahmanto, 2004).

Secara keseluruhannya, komunikasi boleh terjadi dalam bentuk formal dan tidak formal. Komunikasi formal adalah lebih terkawal dan penyampaiannya adalah lebih jelas dan bertujuan manakala komunikasi tidak formal adalah lebih meluas perbincangan dan idea yang disampaikan lebih menyeluruh. Tujuan bagi komunikasi yang dilaksanakan adalah bagi kebaikan institusi dalam pentadbiran yang dilaksanakan.

Bibliografi

1. Fatma Wardy Lubis. (2008). Peranan komunikasi dalam organisasi. Jurnal Harmoni Sosial, Januari 2008, Volume II, No. 2.

2. Aris Febri Rahmanto. (2004). Peranan komunikasi dalam suatu organisasi. Jurnal Komunikologi, September 2004, Vol. 1 No. 2

3. Chairul Furqon. (t.t.). Hakikat komunikasi organisasi. Program Studi Manajemen-FPIPS , Universitas Pendidikan Indonesia.

  

SENI KOMUNIKASI DALAM INSTITUSI

Tugasan 1 (SYW 501)

AZURA DAUD

P-ISM0007/15

Calon Sarjana Sains Kemasyarakatan

(Pengurusan Pembangunan Islam)

Seni Komunikasi Efektif Dalam Institusi

Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang mampu disampaikan secara terus dan difahami oleh masyarakat atau pendengar dengan berkualiti. Komunikasi itu sendiri adalah satu proses menyampaikan maklumat, perasaan, idea atau pandangan daripada seorang individu kepada individu yang lain. Ia juga dianggap satu seni melalui kaedah penyampaian yang ingin dilaksanakan agar dapat diterima dengan baik memandangkan sikap manusia yang berbagai ragam. Belum tentu sebarang idea atau pandangan yang ingi dilontarkan mampu diterima dengan baik dan memerlukan seni komunikasi yang sangat efektif kerana tujuan berkomunikasi adalah untuk pemberitahuan maklumat, pemujukan, perundingan, pergaulan dan beberapa tujuan lain yang berubah mengikut situasi (Ramlan Ab Rahman, t.t.)

Seni komunikasi yang efektif perlu diterapkan di dalam institusi kerana penyampaian maklumat yang tepat bagi setiap ahli yang terdapat di dalam institusi akan menggerakkan institusi dengan lebih lancar. Sebarang salah faham dalam penyampaian komunikasi akan menyebabkan berlakunya krisis atau konflik dalaman yang boleh menjejaskan operasi institusi dan jika dibiarkan secara berterusan akan memberi kesan kepada falsafah pengurusan yang ada. Setiap ahli di dalam institusi harus peka dengan maklumat yang disampaikan supaya tidak berlaku sebarang masalah dalam proses penyampaian maklumat sama ada dari pihak atasan ke pihak bawahan atau sebaliknya. Di dalam instistusi pembelajaran misalnya komunikasi efektif amat penting dalam proses penyampaian ilmu dan kefahaman yang jelas terhadap ilmu yang disampaikan amat diperlukan. Ilmu fardhu ain dan fardhu kifayah perlu dijelaskan dengan sebaiknya supaya umat Islam tidak salah dalam melaksanakannya dan faham akan kepentingan ibadah yang telah difardhukan ini (Ibrahim Elfiky, 2010).  

Masalah yang sering terjadi di dalam komunikasi efektif ini adalah apabila terdapat segelintir ahli yang mengambil sikap endah tak endah dengan maklumat yang disampaikan dan menganggap tanggungjawab perlaksanaan hanya untuk pihak tertentu sahaja. Hasil daripada sikap ini akan menyebabkan gerak kerja operasi akan terganggu dan matlamat yang ingin dicapai tidak kesampaian. Komunikasi efektif yang berkesan adalah apabila semua ahli di dalam institusi mengambil tahu akan perkara yang disampaikan dan memanjangkan perkara tersebut kepada pihak yang bertanggungjawab secara berhemah. Peringatan secara berterusan dilaksanakan sehingga perkara yang ingin disampaikan terlaksana dengan cemerlang (Zainuddin Zakaria & Ziadatul Hidayah Zakaria, 2006).

Seni komunikasi yang efektif mampu menjadikan perjalanan operasi sesuatu institusi lebih lancar dan pengurusannya lebih teratur. Masyarakat juga akan lebih mempercayai dengan institusi yang mampu melaksankan operasinya dengan lancar dan berkualiti. Lukman al-Hakim juga pernah berpesan kepada anaknya mengenai komunikasi dan boleh dijadikan tauladan oleh umat Islam apabila berbicara tidak kira apa jua pangkat atau kedudukan yang dimiliki. Kata-katanya berbunyi

"Wahai anakku! Berhati-hatilah terhadap tutur kata dan bicaramu, peliharalah budi bahasamu dan sentiasalah bermanis muka nescaya kamu akan disenangi dan disukai oleh orang yang berada di sekelilingmu. Perumpamaannya seolah mereka telah mendapat barang yang amat berharga darimu"

Dengan ini, tiada lagi konflik yang boleh memecah belahkan sesuatu institusi yang berpunca daripada komunikasi yang kurang baik.

Rujukan

1. Ramlan Ab Rahman.(t.t.), Komunikasi Efektif, Kementerian Sains, Teknologi dan Inovasi (MOSTI).
2. Zainuddin Zakaria & Ziadatul Hidayah Zakaria.(2006), Komunikasi efektif, PTS Professional Publishing Sdn. Bhd.
3. Ibrahim Elfiky (2010), Terapi komunikasi efektif dengan metode praktis Neuro-Linguistic Programming (NLP), Mizan Media Utama.

SAHABAT

ASSALAMUALAIKUM....

“Bersahabat dengan orang yang soleh dan dengan orang yang jahat persis seperti berkawan dengan pengedar minyak wangi dan tukang besi (yang menghembus bara api). Pengedar minyak wangi sama ada ia memberi anda sebahagian atau anda membeli bau-bauan daripadanya atau sekurang-kurangnya anda mendapat juga baunya. Manakala tukang besi pula samada ia menyebabkan baju anda terbakar atau anda mendapat bau yang hapak.” (Riwayat Abu Daud)

Terbaca mengenai hadis Rasulallah SAW mengenai sahabat kadang-kadang terfikir aku ni sahabat yang baik ke? Mampu ke jadi seperti si pembuat minyak wangi tu?